1. Home
2. Serviços
3. Serviços de Digitação
4. Digitalização de Documentos em Geral

Digitalização de Documentos em Geral

A digitalização consiste num processo que é a conversão de um documento físico (contrato, notas, fichas, livros, cadernos, etc) para um formato digital (arquivo) visando tornar mais fácil e rápido o acesso as informações. Basicamente a digitalização transforma papéis em arquivos de computador.

Nosso serviço de digitalização de documentos atende tanto pessoas físicas quanto pessoas jurídicas!

* Alguns exemplos de documentos que fazemos o processo de digitalização:

- contratos em geral; - processos jurídicos; - folhas avulsas em geral; - livros encardenados; - apostilas encardenadas; - cadernos; - balancetes de condomínio; - atas; - prontuários médicos; - documentação acadêmica; - documentos financeiro/contábil; - fichas em geral; - certificados; - notas fiscais; - atestados; - cartas; - artigos de jornais; - revistas; - certidões; - extratos; - comprovantes; - estatutos; - memorandos; - relatórios; - ordem de serviços, - requerimentos; - guias; - cadastros de clientes; - cadastros de imóveis; - cadastros em gerais e outros... consulte-nos!

Obs: Não fazemos digitalização no formato A3 e nem de plantas, mapas e microfilmagens.

* Por que apostar na digitalização dos seus documentos?

A lista de benefícios a partir do momento em que uma empresa passe a usar os seus documentos de forma digital é imensa. Confira abaixo:

- ganho de espaço com a eliminação de papel;

- reduz o uso de papéis pois elimina a necessidade de emitir cópias físicas das documentações que podem ser compartilhadas no formato digital e online;

- segurança e organização dos documentos, devido à praticidade no dia a dia para encontrar os arquivos e manter seus documentos igualmente organizados;

- agilidade no manuseio e na organização de documentos;

- acessibilidade e mobilidade corporativa proveniente se os dados forem armazenado em nuvem;

- acesso às informações de qualquer lugar do mundo e de qualquer dispositivo caso os dados forem armazenados em nuvem.

* Conheça a seguir as 3 principais etapas da digitalização de documentos:

1° – Preparação

Nesta primeira etapa é necessário fazer o preparo de cada folha do documento que será digitalizado. Esta etapa deve ser feita de forma minuciosa para não serem causados danos nos documentos ou nas máquinas de escanear. A preparação de documentos engloba as seguintes tarefas:

- Retirar grampos ou clipes;
- Higienizar;
- Eliminar qualquer detrito no documento que atrapalha nos trabalhos do escâner.

2° – Captura

Na captura, é preciso que a digitalização seja feita com qualidade para que nenhuma informação seja perdida. Usamos equipamentos confiáveis para fazer esse processo e os documentos são salvos no melhor tamanho e com qualidade na resolução das imagens.

Sempre fazemos testes e enviamos ao cliente para aprovação da qualidade da digitalização, antes de ser iniciado o serviço.

Se necessário os documentos são tratados com recursos digitais para as imagens terem a máxima qualidade visual possível.

Os documentos digitalizados são convertidos em formatos de arquivos, escolhido pelo cliente, por exemplo:

- JPG;
- PNG;
- PDF;
- TIF.

3° – Indexação

Cada cópia digitalizada é checada para garantir que não haja erros, manchas que atrapalhem a leitura, falha na digitalização etc. Esse controle de qualidade é imprescindível para a segurança dessa operação.

Com tudo isso feito, é hora de passar para a fase de indexação, salvando em pastas com nomes que façam sentido para todos que terão acesso ao material, conforme as orientações pré-determinadas de acordo com cada cliente. Isso facilita no momento da busca pelos documentos digitalizados, quando necessário.

E assim o processo de digitalização está finalizado.

Mas as imagens depois estarão aptas para serem inseridas pelo cliente num software de gestão ou em uma plataforma em nuvem, ondem podem ficar acessíveis a qualquer pessoa autorizada que possui computador ou dispositivo móvel conectado na internet. Está parte não faz parte do serviço que executamos. Entregamos o material da digitalização gravado em Pen-Drives, CD/DVD, via e-mail ou via Google Drive (ou plataforma similar).

De maneira geral cobramos o valor de R$ 0,20 por cada página digitalizada de documentos que contém folhas avulsas.

E R$ 0,50 por cada página digitalizada de documentos que contém folhas encardenadas.

Mas este não é um valor fixo pois cada serviço varia de acordo com os detalhes, quantidades e serviços agregados que o cliente necessitará. Como por exemplo:

- Quantidade de páginas;

- Tipo de documento;

- Tamanho do Documento;

- Nível de Preparação e Remontagem;

- Nomeação e Indexação dos Arquivos;

- Prazo de Execução;

Caso deseje um orçamento mais detalhado e sem compromisso, sobre o serviço que deseja realizar clique aqui e preencha nosso formulário.

Ou envie um e-mail para espacodig@gmail.com ou para o WhatsApp (11) 97651-7220 com as informações do formulário solicitadas que lhe enviaremos o mais brevemente um orçamento detalhado e sem compromisso algum.